事務スタッフの日常

大好きな社長のそばで看板犬ララさんが骨をハムハム。。。

皆さん、こんにちは!!事務方新米スタッフYです(^▽^)/

本日は社員が現場で作業している時間帯、事務方スタッフが何をしているのか、少々レポートしてみたいと思います♪

また、普段社長に教えられていること、お客様へのサービス向上のため何を大切にしているのかなどについて書いてみます。

朝一番、スタッフの安全を祈願する!! 

新米スタッフのYが朝事務所に到着すると、一番にやることがあります。

それはまず「神棚の榊の水替え」です。

弊社事務所の大切な神棚です

パンパン!!と毎朝かしわ手を打ち、「現場のスタッフの皆さんが、今日も一日安全に仕事ができますように」とお祈りします。

続いて、事務所内を隅々まで清掃します。これはどの企業でも同じですね。

毎日丁寧に清掃しますよ♪
応接スペースもいつもピカピカに磨きます♪

事務所が社員のエネルギー補給場所になるように。。。

事務所はお得意様がいらっしゃる重要な拠点であり、スタッフが日常使う大切な場ですので、丁寧に磨き上げます‼

その後日常業務に入ります。

毎日届く様々なお得意様からのFAXや元請業者様からの資料を整頓し工事台帳を作成したり、請求書の処理や完成した工事の原価入力など種々の入力作業を行います。集中していると、お昼になっていることに気が付かないこともしばしば(;^ω^)

事務方スタッフのYはまだまだ毎日が勉強勉強で、社長に叱られることももちろんあります。

しかし毎日が充実していて、住宅設備や種々の建設工事について様々なことを学ばせていただきながら、日々業務を行っています。

そして同時に、事務所に戻ってきたスタッフがホッと安心するような、パワーを充電してまた新たな現場に元気に出ていけるような…そんな拠点づくりをサポートしたい!!と強く願い、事務作業を行っております。

社長が黙々とPC業務をしているところを激写(足元に看板犬のララさんが。。。(*^_^*))☝

ところで、、、空調機器や床暖房のメーカーは多数ありますよね。さらにそれぞれのメーカーの機器ひとつをとっても、エラーの内容や不具合の状態などもそれぞれの機器で千差万別です。

どのようなエラーか、どんな音がするのか、いつごろからその状態か、導入してから何年経過した機器か、現状どのような点にお困りなのか、、、お客様から丁寧に聞き取り、現場社員に正確に伝えることが事務スタッフの最も重要な作業となります。この業務を迅速に行うのがとっても大切です。

弊社に修理依頼の問い合わせをくださった御客様もどうしたらよいのかわからず、一分でも早く、いつも通りの状態に戻ってほしいと感じていらっしゃるはずです。

一刻も早くスタッフに情報を引き継ぐために、修理依頼の受付は即時処理して社員と情報共有します。とはいえ、もちろんまだまだ修行中の身。。。(´;ω;`)ウッ…頑張ります。

社長の教え 修理はスピード命!お客様の困り感を即時解決せよ!

とにかく一番大切なことは「お客様のお困りごとに寄り添って、素早く対応すること」だと、社長から繰り返し教えられています。

住宅設備機器の不具合や故障で困っていらっしゃるお客様が早く快適な日常生活が送れるよう、社員は常に「即座に修理に向かいたい」と考えています。

そのために、事務スタッフはお客様に様々なことを伺い、電話を切り次第すぐに社長や社員に情報を伝えねばならないのです。

御客様もお仕事で在宅時間が限られていたりして日程調整が難しい場合もありますが、なるべく早くご訪問させていただけるよう素早い対応を心がけております。

長い時間を過ごす家🏠だからこそ、機器の一つ一つを大切にしたい

大雪に見舞われた冬がようやく少しずつなりを潜め、春の訪れを予感する日がちょっとずつ増えてきました。

降雪の多かった新潟県だけでなく、どちらにお住いの皆様も、春が待ち遠しい今日この頃かと思います。

ここ数年雪がそれほど降らない年が続いたのに、今年はずいぶんと冬に降雪があり、とてもお困りのお客様が多かったように感じます。弊社にも熱源機の不調で問い合わせが殺到していました。

コロナ禍であらためて感じた”わが家”の重要性

さらに、終息が見えないコロナ禍でご自宅で過ごす時間がさらにさらに増えた今冬でした。

それによって普段以上に、住宅設備の状態や我が家の住み心地に敏感にならざるを得ない日々が続いています。

”家”の重要性を再認識したというお客様もおそらく多数いらっしゃったのではないでしょうか。

普段お忙しい中で、会社にいる時間が長いときは気が付かなかったことも、在宅ワークを通して改めて感じられたりして。

「次の冬までには、床暖房で足元から暖かいリビングにしたい」

「畳数に合ったパワーのあるエアコンに変えたい」

「脱衣所が寒い。高齢の両親が入浴時にヒートショックを起こさないか心配だ」

「豪雪地帯に住む両親のために、雪下ろしをしなくても済むよう屋根融雪の設備を入れてあげたい」

(☝実際にお問い合わせをしてくださったお客様がおっしゃっていたことです)

ぜひお住いに関する願いやお悩みを一度お聞かせください。

もしかしたら、お力になれることがあるかもしれません。

お話だけでもOK!!住宅設備のお悩みをお聞かせください。

弊社の社長は二十年以上設備工事に従事しています。そして長年の経験から様々なお困りごとを的確に把握し、丁寧にご相談に乗ります。結果、一人ひとりお客様の状況に合った最適解を導くことができます。

住宅リフォームや新築物件の施工についても、ぜひお気軽にお問合せください。

お話だけでも、もちろんOK!!インターネット上の情報収集ではわからない細かなことも、社長なら、経験に裏打ちされた具体的な知識でお答えできます!!

事務担当は、お客様と現場社員とをつなぐ重要な”窓口”

最後になりますが、私たち事務方は、お客様と現場スタッフを結ぶ重要な”橋渡し役”です。

だからこそ、現場スタッフがよくわかっていることは「申し訳ございません。よくわかる者に改めて連絡させます!!」と誠実にお答えします。

そして社長の教えを日々学び、スタッフ一丸となってお客様に寄り添う体制を大切に業務に励んでおります。

次回はまた施工させていただきました現場の様子をレポートしたいと思います(^O^)/

ぜひぜひまたご覧くださいませ♪

*「にいがた市暮らしのガイド」に掲載されています*

***Instagramやっています(^O^)/*** https://www.instagram.com/ist.stagramuworld

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